b) Ter a confecção e entrega de suas declarações de renda (individual e empresarial) realizadas de acordo com a lei, nos termos deste contrato, e usufruir dos efeitos desta.  

a) Seguir os termos e condições contratuais;
b) Pagar os impostos aplicáveis como resultado das declarações enviadas;
c) Manter seus dados cadastrais sempre atualizados conosco;
d) Ler os Termos de Uso Geral de nossa companhia, no site inc.solutions. 

A Inc Solutions e seus associados proverão à empresa os serviços abaixo descritos em acordo com os termos e condições aqui estabelecidos (Dos Serviços Contábeis).  

Para execução dos trabalhos contratados, é imprescindível a integração das contas bancárias utilizadas pela administração da empresa, sob pena de não realização dos trabalhos.

 
Por obviedade, sua contratação não é facultativa e sua ativação ocorrerá em processo de onboarding com time contábil.

 
Por questões de ordem administrativa, o débito referente ao sistema ocorrerá de maneira separada ao plano contábil, nos valores e tipos especificados na proposta encaminhada via e-mail junto à contratação.  

No momento da contratação, serão especificados em proposta todas as informações relacionadas ao Setup fee (Taxa de implantação do contrato), data de início, data de renovação, valor mensal cotado para contabilidade, plano contábil, inclusão das declarações de renda da empresa e individual — conforme o caso — jurisdições aplicáveis, serviços extras solicitados, folha de pagamento e observações das tratativas entre cliente e analista quanto à proposta. 

Caso a proposta contemple meses anteriores à contratação a serem executados pela contabilidade (serviços retroativos, “backwork”), a proposta detalhará sua data de início e fim, o custo total, o prazo para pagamento, a inclusão de declarações de anos anteriores — se o caso — as jurisdições aplicáveis, serviços extras solicitados e as observações do retroativo, contendo informações tratadas entre analista e cliente em negociação.  

A concordância à proposta enviada será realizada mediante pagamento da Taxa de implantação (Setup fee) — anexado à proposta enviada via e-mail meio às tratativas entre cliente e analista. 

O prazo é de 12 (doze) meses e será renovado automaticamente para outros 12 (doze) meses, ressalvada a solicitação escrita de cancelamento em 30 (trinta) dias anteriores à data de renovação do contrato. Futuramente, quaisquer alterações no seu plano contábil poderão ser reajustadas automaticamente; por isso, pedimos que mantenha contato conosco antes que as alterações sejam realizadas.  

Seu plano é calculado através da junção entre (A) número de sócios, mais (B) Classe de bookkeeping.  

Nós preparemos a Declaração de Renda Individual dos sócios ao nível Federal e Estadual (Federal/State Income Tax Return) sendo esta última condicionada à previsão do estado conforme o caso, e também as Declarações da Empresa (Business Tax Return), trabalho planejado e apoiado em cronogramas, bem como pesquisas técnicas, se o caso. Este acordo inclui as declarações referentes ao último exercício fiscal anterior, descritos detalhadamente na seção "Serviços retroativos".

 
A Inc Solutions não é responsável pela preparação de qualquer outra declaração anterior em atraso, que não tenha sido incluída nos cronogramas de entrega, nem na seção "Serviços retroativos". Os serviços prestados considerar-se-ão concluídos com a entrega completa das declarações. Se disponível/elegível, as declarações serão preenchidas virtualmente pela Inc Solutions; doutra feita, os sócios serão unicamente responsáveis pelo preenchimento das declarações com a autoridade fiscal competente.

 
Se, durante a execução do serviço, a Inc. Solutions descobrir a existência de informações que afetem o preenchimento das declarações, ou o fechamento contábil, os sócios serão comunicados acerca de tal informação. Contudo, a CONTRATADA não é responsável pela identificação de todas as questões que possam afetar a empresa. Caso a CONTRATANTE tome conhecimento de tais questões, ela deverá entrar em contato com os canais de atendimento da CONTRATADA a fim de que a melhor solução seja decidida para o caso. As declarações poderão ser selecionadas para processo de revisão por autoridades fiscais. Quaisquer ajustes propostos pelo agente público poderão ser objeto de recursos e apelações.

 
Em caso de fiscalização e auditoria pelo governo americano, se a CONTRATANTE desejar pela representação da Inc Solutions meio ao processo, deverá abrir um chamado em seu canal de atendimento e solicitar a execução. Caso a CONTRATADA concorde em representar a empresa, tal representação será objeto de contrato e acordo destinado especificamente para este fim, com termos, condições e custos inerentes a este.

 
Determinadas comunicações envolvendo assessoria tributária são consideradas privilegiadas, não sendo, portanto, sujeitas à divulgação ao IRS (Receita Federal Americana). Ao divulgar o conteúdo dessas comunicações ao governo ou a qualquer pessoa, a empresa (ou seu funcionário) poderá estar renunciando a esse privilégio. Para proteger seu direito à comunicação privilegiada, consulte seu advogado antes de divulgar qualquer informação sobre o serviço contábil fornecido. A Inc Solutions não é um escritório de advocacia tributária, portanto, nenhuma consultoria jurídica é fornecida.

 
Juros e penalidades são previstos ao contribuinte que informa renda tributável em quantia menor que a requerida pelo IRS. A CONTRATANTE reconhece que as consequência advindas da aplicação do imposto em quantia menor que a propriamente devida são de sua inteira responsabilidade, isentando a Inc Solutions de qualquer culpa ou responsabilidade nesse sentido. Para consultar as penalidades e consequências aplicáveis entre em contato diretamente com o Internal Revenue Services (IRS). Caso o interessado não fale inglês, entre em contato com a Inc Solutions — pacotes personalizados de comunicação serão ofertados por uma taxa fixa.

 
Durante a execução do serviço a Inc Solutions poderá se deparar com situações onde a lei não é clara, ou ainda, onde haja conflito de interpretação por autoridades fiscais sobre o procedimento a ser seguido. Para tais casos, a Inc Solutions destacará à CONTRATANTE cada uma das alternativas, incluindo os riscos e consequências advindos de sua escolha. Ao fim, serão adotadas as alternativas selecionadas pela CONTRATANTE após avaliação das informações providas pela CONTRATADA.

 
A Inc Solutions deverá ter fé razoável de que seja provável que a posição tomada, seja a correta sobre exame das autoridades fiscais competentes. Se a CONTRATADA não tiver provável crença na escolha, deverá ser convencida de que há pelo menos base razoável para a tomada de decisão, formalizando tal posição pela entrega do formulário 8275 ou 8275-R, submetido em anexo à declaração. Não havendo crença razoável, a Inc Solutions não ratificará a declaração. Para realização de tais determinações, a CONTRATADA confia na precisão e na integridade das informações trazidas pela CONTRATANTE; caso a CONTRATADA ou a CONTRATANTE recebam penalidades em virtude da integridade das informações trazidas, sejam incompletas ou enganosas (com ou sem a intenção da empresa), esta indenizará a Inc Solutions, defendendo e isentando-a quanto às penalidades, inclusos os honorários advocatícios e despesas decorrentes do procedimento.

 
As taxas e valores referentes à contratação deste serviço não dependem dos resultados produzidos por este. Por outro lado, os honorários cobrados, incluindo a preparação das declarações e qualquer representação de seus interesses durante um exame por uma autoridade fiscal e/ou qualquer recurso subsequente, serão baseados nos valores padrão, conforme o estabelecido em acordo e compromisso. Por isso, a CONTRATANTE concorda em reembolsar a CONTRATADA nos custos incorridos em relação ao desempenho dos serviços.

 
A CONTRATANTE deverá manter sob sua custódia o armazenamento de todos os documentos referentes ao serviço, incluindo cheques cancelados e outros dados utilizados como base para a confecção da declaração de renda e das deduções. Estas serão necessárias para provar a exatidão e integralidade dos valores informados à autoridade fiscal. A CONTRATANTE tem a responsabilidade final sobre o informado em declaração, devendo realizar cuidadosa revisão de seu conteúdo antes de assiná-la. 

Para o período estimado ao início deste acordo, a CONTRATADA proverá os serviços contábeis descritos abaixo:

 
1. Record journals - “Livro diário”;
2. Post general ledger - “Registro de lançamentos gerais”;
3. Record deposits and expenses - “Registro de depósitos e despesas”;
4. Reconcile bank statements - “Conciliação de extratos bancários”;
5. Prepare financial statements - “Preparação de demonstrações financeiras e resultados”.

 
Importante ressaltar que serviços como o Sales Tax, Annual Report, Registered Agent, Virtual office, PayRoll and W9's/1099, não estão inclusos neste pacote. A Inc Solutions não auditará, nem revisará as demonstrações financeiras ou qualquer outro documento contabilmente relevante que não esteja em acordo com as normas gerais de auditoria. Semelhante modo, ressalta-se que este contrato não tem como objeto uma auditoria ou revisão; tampouco serão verificadas a exatidão ou integridade dos dados enviados — atividades estas a cargo da CONTRATANTE. Contudo, pode ser necessário solicitar esclarecimentos sobre algumas informações fornecidas, e informaremos sobre quaisquer erros materiais, fraudes ou outros atos ilegais que cheguem ao nosso conhecimento, a menos que sejam claramente inconsequentes. Além disso, não temos a responsabilidade de identificar e comunicar deficiências significativas ou deficiências materiais em seus controles internos como parte deste trabalho.

 
A parte CONTRATANTE é responsável pela adoção de políticas contábeis confiáveis, de maneira a manter um sistema adequado e eficiente, protegendo ativos, autorizando transações e retendo as documentações que suportem tais transações. A elaboração de um sistema de controle interno será fundamental para asseguração e preparação das demonstrações financeiras. Nesse liame, é também responsabilidade da CONTRATANTE todo aspecto ligado às funções gerenciais, designando funcionários competentes para supervisionar qualquer um dos serviços a serem prestados pela CONTRATADA, avaliando sua adequação e seu resultado às diretrizes estabelecidas pela administração.

 
Além do mencionado, também é de responsabilidade da CONTRATANTE a implantação de programas e controles para prevenção e detecção de fraude, cabendo a sua comunicação imediata à CONTRATADA sobre todos os casos que suspeitarem ou conhecerem, que envolvam: a) A administração; b) funcionários que tenham funções significativas no controle interno e (c) outros em que a fraude possa ter efeito relevante nas demonstrações financeiras; a identificação e garantia de cumprimento das leis e regulamentos aplicáveis são da empresa.
Antes da preparação e execução deste acordo, ressalta-se a existência de níveis de serviço superiores à escrituração, como a auditoria, revisão, Sales Tax, Annual Report, Registered Agent, Virtual Office, Payroll, W9's/1099, e explica-se que tais serviços são distintos da escrituração contábil propriamente dita, ofertada e pactuada através deste acordo; sobretudo, a Inc Solutions segue à disposição para orçamento quanto a serviços distintos dos aqui tratados.
Para completar este acordo, a CONTRATANTE declara e viabiliza livre acesso e total colaboração na obtenção dos documentos, protocolos e informações da empresa conforme a lista abaixo:

 
1. Cópias de documentos básicos que reflitam as transações financeiras, incluindo contracheques, históricos de caixa, receitas e vendas (em dinheiro e cobranças eletrônicas), extratos bancários e cheques cancelados, listas de contas a receber e a pagar, histórico de propriedades, equipamentos e transações com aquisição de ativos, negociações, vendas e semelhantes;

 
2. Informações concernentes à hipoteca, financiamentos, penhor de ativos comerciais sobre dívidas, quaisquer garantias ou dívidas pessoais, arrendamentos ou outras informações que possam afetar os resultados das operações do negócio;

 
3. Qualquer outra informação financeira que reflita sobre o histórico patrimonial e contábil da companhia, balanços, balancetes e declarações de rendas enviadas;

 
4. Identificação de todas as receitas e sua fonte (exemplo: empréstimos, vendas, etc.), e informações concernentes à todas as operações realizadas em espécie;

 
5. De tempo em tempo, a CONTRATANTE deverá responder solicitações realizadas pela CONTRATADA, a fim de que transações financeiras específicas recebam a devida qualificação; não havendo reposta em até 14 dias, uma taxa de US$35.00 será aplicada e reaplicada a cada período de atraso; a CONTRATADA classificará tal transação conforme o entendimento que lhe for interpretado ao momento, com isso, pedidos de alteração solicitados posteriormente terão o custo de US$175 ou US$5.00 por lançamento a ser alterado, o que for mais alto;

 
6. A Inc. Solutions se reserva ao direito de aplicar a extensão dos prazos de entrega da declaração, caso a CONTRATANTE não responda às tentativas de comunicação realizada, ou se, porventura, casos fortuitos lhe impedirem a efetivação da entrega;

 
7. O presente acordo requer acesso e comunicação direta aos titulares da empresa, o time disponibilizado pela Inc Solutions não realizará comunicação acerca do trabalho realizado com empregados — salvo aqueles registrados e verificados internamente no sistema; caso o empregado não seja cadastrado, uma taxa de US$75.00 será aplicada para cada pessoa fora da organização. Observe-se que mudanças em funcionários estarão sujeitas à revisão e aprovação interna, onde uma taxa de US$35.00 será aplicada cada vez que tal solicitação ocorrer.

 
Falhas nos processos de provisão de documentos e informações no tempo estimado poderão impedir os serviços e concorrer à suspensão ou rescisão deste acordo. A empresa CONTRATANTE declara aceitação e responsabilidade para qualquer efeito em seus registros contábeis e demonstrações financeiras de informações básicas ou documentais não enviados à CONTRATADA para processamento e entrada, ou perdas que possam resultar de sua ausência. Igualmente, concorda e reconhece ser de sua inteira responsabilidade qualquer erro ou omissão causado por ela, ou por qualquer um de seus empregados registrados com permissão para realizar qualquer atividade relacionada. Nesse mesmo sentido, a CONTRATANTE concorda em reembolsar a Inc Solutions pelos gastos e despesas ocorridos de maneira excepcional da execução dos serviços.

 
Para fins de registro de informações financeiras, a classificação de acordo com o plano de contas acordado será realizada por você ou por funcionários verificados. À medida que as condições comerciais mudem, é acordada mutuamente a possibilidade de alteração/modificação deste acordo.

Os diálogos realizados entre CONTRATANTE e CONTRATADA serão realizados via e-mail, mediante a abertura de “chamados”.

Os canais de atendimento possuídos pela CONTRATADA, como WhatsApp e telefone, serão utilizados como meios complementares de comunicação; sendo os e-mails a principal forma de comunicação.

 
Este contrato não inclui a realização de reuniões mensais — sejam virtuais ou físicas — para discussão de parâmetros de trabalho, com exceção, por obviedade, dos pacotes de reuniões mensais contratados como “extras/add’ons”. Caso haja necessidade de realização de reuniões para discussão sobre assuntos excepcionais da empresa, a CONTRATANTE deverá solicitar os links de agendamento nos canais de atendimento da CONTRATADA. 

As faturas relacionadas à execução e prestação deste acordo ocorrerão na mesma conta/método de pagamento utilizados para realização da taxa de "Setup fee", sejam cobranças anuais ou mensal; ou ainda, naquele método especificado no portal de cobranças pela CONTRATANTE. Se, por qualquer motivo, for impossível processar o pagamento, a CONTRATADA se reserva no direito de contatar a CONTRATANTE para receber atualizações sobre o mesmo. Em caso de falha, uma taxa de US$35.00 será cobrada e incluída automaticamente na fatura e exigirá o pagamento imediato com qualquer outro saldo devedor.


Periodicamente, revisões serão realizadas com o intento de atualizar e ajustar as taxas pagas a um nível superior ou inferior; se por qualquer razão os serviços executados excederem o valor pago à CONTRATADA, esta reserva-se no direito de transferir todos os custos, proporcionalmente ao excesso de trabalho entregue.


Faturas permanecidas com status "em aberto" por 15 (quinze) dias serão atualizadas automaticamente a uma multa de US$35.00; a cada período de 15 dias uma nova multa será aplicada. Faturas com status "em aberto" por mais de 30 (trinta) dias após a data de vencimento serão consideradas inadimplentes e estão sujeitas a uma taxa de suspensão no valor de US$75.00; taxas de reativação de qualquer serviço são calculadas em US$175.00, determinados serviços não poderão ser reativados em razão de sua complexidade, ou ainda poderão ser sujeitos a taxas de reativação ainda maiores. Em caso de atraso, entre em contato com o suporte para que seu serviço não seja suspenso.


A CONTRATADA reserva o direito de submeter qualquer fatura em atraso à cobrança após o período de 45 (quarenta e cinco) dias, assim como a suspensão na execução dos serviços ou a rescisão deste acordo. Se qualquer ação de cobrança for requerida com o intuito de receber as faturas em atraso, a CONTRATANTE se responsabilizará com os custos de tal ação, incluindo honorários advocatícios e outras despesas relacionadas.


Caso a CONTRATANTE decida por encerrar este acordo, por qualquer razão, antes do término do prazo de 12 meses, mas depois que as declarações tenham sido preenchidas, esta reconhece e aceita que, com o encerramento, todas as taxas vincendas até o final do período determinado pelo prazo de 12 meses, serão imediatamente pagas ou debitadas conforme a forma de pagamento cadastrada.

No caso do término ocorrer em período anterior ao envio e confecção das declarações, não existirão pagamentos extras a serem coletados. Não haverá reembolso de pagamentos coletados no passado; como CONTRATANTE, você entende que a Inc Solutions provê como conveniência a possibilidade de um pagamento mensal, contudo, a quantia total será cobrada caso você decida por encerrar unilateralmente o contrato e as declarações já tenham sido entregues; nesse sentido, é necessário realizar o pedido em escrito em 30 (trinta) antes à data efetiva de término deste contrato e a data de vencimento da próxima cobrança.


Se a Inc Solutions decidir por encerrar este contrato devido ao não pagamento pela CONTRATANTE, ou por qualquer razão, esse acordo será considerado concluído mediante notificação por escrito acerca da rescisão — ainda que as declarações fiscais ou outros trabalhos futuros não tenham sido finalizados — e a CONTRATANTE obrigada às compensações devidas até a data da rescisão.


É política interna da contrata armazenar os documentos referentes a este acordo por até 3 (três) anos, após esse período tais documentos serão destruídos. Na medida em que documentos e relatórios originais da empresa CONTRATANTE forem acumulados, estes serão devolvidos com a conclusão do acordo para execução dos serviços. É responsabilidade da CONTRATANTE salvar e manter todas as cópias de documentos fornecidos, pedidos posteriores de solicitação de pesquisa de documentos poderão ser cobrados em valores acima de US$75.00. O balanço obtido como resultado deste acordo, além do demonstrativo financeiro compilado fornecido ao início dos trabalhos, são de propriedade da CONTRATADA e as cópias de tais documentos serão fornecidas a seu critério.


Nesse mesmo sentido, este acordo prevê que a comunicação entre as partes se dará via transmissão de e-mails. No entanto, como os e-mails podem ser interceptados como lidos, não lidos, encaminhados, ou ainda utilizados de má-fé por terceiros não participantes deste acordo, a CONTRATADA não garante, nem se responsabiliza, pelo recebimento de todos os e-mails por ela enviados ou pelo recebimento deste por terceiros. Portanto, a CONTRATANTE está isenta de qualquer responsabilidade pela interceptação destes, sendo de inteira responsabilidade da CONTRATANTE a verificação periódica de suas pastas de spam.


A CONTRATANTE concorda e aceita que a Inc Solutions não será responsabilizada por qualquer perda ou prejuízo obtidos na empresa ou pelos sócios, incluindo os danos colaterais, incidentais, diretos, indiretos ou especiais, como a perda de receitas ou lucros antecipados, ou a divulgação e comunicação de informações confidencias ou particulares.


Caso a Inc Solutions seja obrigada a responder por intimações, determinações legais ou qualquer outro meio de comunicação legal em juízo para a produção de provas ou testemunhos relativos às informações obtidas pela execução deste trabalho, a CONTRATANTE concorda em compensá-la de acordo com o valor padrão das horas utilizadas em tal procedimento, comprometendo-se em reembolsá-la nos custos por esta obtidos.


Se a CONTRATADA for obrigada ao pagamento de qualquer sentença, multa, penalidade ou sanção similar, em decorrência de informações imprecisas, incompletas ou falsas enviadas pela CONTRATANTE — dolosa ou culposamente, pelas modalidades de imperícia, negligência ou imprudência — esta concorda em pagar pelos custos advindos como resultado de uma reclamação, investigação ou outro procedimento instituído por terceiro, incluindo órgãos governamentais e administrativos. Em tempo, concorda também com a indenização e isenção da CONTRATADA quanto a honorários e despesas advocatícias.


Semelhante modo, a CONTRATANTE concorda que qualquer litígio — além das disputas realizadas pela CONTRATADA para satisfazer faturas pendentes — que surja em decorrência dos serviços prestados, será submetido à mediação online administrada pela American Arbitration Association sob seus Procedimentos de Mediação Comercial do condado de Miami-Dade, Florida, e serão conduzidos de boa-fé por ambas as partes, realizado pelo site: https://apps.adr.org/webfile/, de acordo com suas regras de mediação, sendo os litígios resultantes de tal mediação resolvidos e dirimidos conforme as leis da Florida. Os resultados de qualquer mediação serão vinculativos mediante acordo de cada parte. Os custos de qualquer processo de mediação serão divididos igualmente pelas partes participantes.


Qualquer litígio decorrente deste acordo, exceto ações da CONTRATADA para fazer cumprir o pagamento de faturas, deve ser arquivado dentro de 6 meses a partir da conclusão do compromisso; no caso de litígio movido contra a Inc. Solutions, qualquer julgamento obtido será limitado ao valor pago pela prestação dos serviços pactuados neste acordo. Em nenhum caso a CONTRATADA será responsável por qualquer imposto ou juros adicionais.


A CONTRATADA não responderá a nenhuma solicitação realizada por terceiros, como bancos, imobiliárias ou semelhantes pela verificação de informações referentes às declarações da CONTRATANTE. Não há que se falar, portanto, em comunicações a serem estabelecidas com terceiros não participantes deste acordo, reservando-se o direito à comunicação somente com os aqui descritos ou registrados/autorizados posteriormente.


Este acordo tem natureza contratual e vinculativa e inclui todos os termos que de alguma forma regerão a prestação e execução dos serviços. Os termos aqui descritos substituem quaisquer declarações ou compromissos anteriores, orais ou escritos, entre as partes. Quaisquer alterações materiais ou acréscimos aos termos estabelecidos nesta carta só entrarão em vigor se comprovados por documento escrito de forma aditiva a este acordo, assinado por todas as partes, ou pela troca de e-mails registrados entre ambas.


Após a revisão deste acordo e consulta com o advogado, se o caso, este contrato será considerado aceito através da emissão do pagamento da taxa de implantação (setup fee), ou mediante ativação do próprio serviço, o que for executado primeiro.


A Inc Solutions agradece a atenção e confiança depositada na execução de suas demandas contábeis. Caso tenha alguma pergunta, basta contatar nosso time via Suporte.